Encargado/Administrador de Oficina

Importante Organización multinacional de Rubro Médico necesita para apertura de Oficinas en Chile, un Encargado/Administrador de Oficina para realizar todo el proceso de apertura y luego administración y mantención de ella. Funciones: Primera Etapa: o Búsqueda de instalaciones o Trámites y gestiones para funcionamiento o Compra y armado de muebles y distintos insumos para ella Una vez ya instalada deberá:

o Apoyar los procesos administrativos con propuestas de clientes, procedimientos de facturación y cobro de facturas según lo requieran las políticas de la empresa.
o Apoyar al departamento administrativo en las actividades de compra Incluido pero no limitado (pedido de despensa, productos de limpieza para oficina y expatriados, suministros de oficina, papelería para uso diario)
o Apoyar las funciones administrativas con respecto a la búsqueda de opciones de viaje Incluido pero no limitado (buscar y comparar hoteles, vuelos y solicitudes de opciones de alojamiento para enviar al funcionario administrativo para su evaluación y compra)
o Supervisar las actividades de la empresa de TI, para asegurarse de que las computadoras de cada empleado tengan la última actualización del sistema para su mejor desempeño, así como atender todos los informes de fallas de software y hardware.
o Mantener el control de las licencias de oficina de todo el personal, para renovarlas adecuadamente.
o Descarga las facturas electrónicas de los diferentes portales de servicio de agua, luz, internet, servicio de gas de los apartamentos y oficinas de expatriados.
o Manejar cambios de itinerario, llamadas y cancelaciones por teléfono a las aerolíneas y organizar nuevos itinerarios.
o Organizar el mantenimiento / limpieza de la oficina de acuerdo con la política de administración de las 5S de la oficina, realice la verificación de las 5S de la oficina al menos dos veces al mes.
o Solución de problemas de todos los equipos de oficina (impresora, escáner, proyector, etc.).
o Administración y control de salas de reuniones
o Revisar agenda de mantenimiento de cada mes y confirme los horarios con los proveedores.
o Reparar el recuento físico del inventario de activos
o Implementar y hacer cumplir protocolos COVID
Requisitos:
o Estudios de administración, contabilidad, ingeniería o afines al cargo
o Experiencia en Apertura de Oficina y Administración
o Ingles avanzado
Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
3 años de experiencia
Disponibilidad de viajar: No
Disponibilidad de cambio de residencia: No
Personas con discapacidad: Sí