Asistente de Gerencia Legal

PROSEGUR, Importante empresa dedicada al rubro de Seguridad y transporte de valores, se encuentra en busca de Asistente de gerencia para desempeñarse en el área legal, quien tendrá por objetivo coordinar y asistir en las actividades de soporte y gestión administrativa para el área, con el fin de aportar en la preparación de informes, manejos de solicitudes de información, y

la realización de funciones administrativas como, preparación de correspondencia, recepción de visitantes, pago de proveedores, seguros y cualquier otra necesidad que requiera el área legal en gestión con los proveedores, archivo y orden de los documentos de las empresas que resguarda el área legal, contestación de requerimiento documental de las distintas unidades de negocio, organización de conferencias, programación de reuniones, aportando al funcionamiento y complimiento de las actividades de soporte.
Sus principales funciones serán:
- Realizar PGI y Solicitudes internas de artículos requeridos por los supervisores para las instalaciones que tienen a cargo hasta llegar a la Orden de Compra e informar a los proveedores para la facturación.
- Rotular el empaquetado de documentos que se quiere enviar, con el nombre del destinatario y el remitente, colocando un código de envío foliado con el fin de hacer seguimiento a la recepción.
- Consolidar toda la documentación del área de operaciones para la clarificación y ordenamiento de procesos.
- Entregar información clarificada cuando se solicite, facilitando los procesos y atendiendo los requerimientos diarios con clientes internos y externos.
- Solicitar nota de cobro por las asesorías a los distintos proveedores.
- Recepcionar facturas y gestionar la contabilización de ellas, luego realizar las recepciones de las órdenes de compra y hacer seguimiento hasta el pago.
-Revisar el adecuado seguimiento de las pólizas de seguro (vigencia /vencimiento) y asegurar su pago oportuno.
Informar al Gerente Legal el estado de las pólizas.
- Realizar los distintos requerimientos sobre la información para la renovación y distribución de costes de las pólizas con las distintas unidades de negocio y/o soporte.
- Administrar el fondo fijo del área legal, realizar gestores de servicios por anticipos y sus rendiciones.
- Coordinar y retirar vale vista en los bancos para el pago de multas.
- Mantener certificados de vigencia de sociedades y poderes, realizando sus gestiones en el Conservador de Bienes Raíces, realizar su pago y rendición.
- Gestionar las certificaciones necesarias en la notaria y el pago de los honorarios.
- Llevar el control de las causas civiles no cubiertas por el seguro, con informe trimestral.
- Solicitar a los abogados externos los gestionales mensuales de las causas civiles todos los meses.
- Consolidar los gestionales de los abogados y enviarlos a los controller y CAAP, todos los meses según fecha calendario.
- Llevar el control de las métricas sobre las gestiones del área legal (revisión de contratos y causas).
- Llevar el control las infracciones cursadas por carabineros y los pagos realizados e informarlos mensualmente al área de riesgo.
- Prestar apoyo al Gerente legal en gestiones administrativas, recepción de documentos, correspondencia y clasificación, preparación de archivos digitales para requerimientos sobre documentos legales de la empresa (estatutos / poderes / vigencias).
- Gestión de firma de contratos y otros documentos del área legal.
- Llevar la agenda del Gerente Legal.
-Otras labores referidas a gestiones propias del área debiendo mantener el abastecimiento de esta. (pedidos de cafetería, insumos de librería, mantención de tinta y hojas para la impresora, otros).-
- Preparación de agenda y de reuniones.
- Coordinación de llamadas telefónicas y reuniones.
- Preparación de cartas y memos, gestión de estas.
- Recepción de llamados telefónicos
- Impresión de documentos y archivo.
- Reuniones informativas.
- Contestación de requerimientos específicos.
- Información de la recepción y organización de la correspondencia.
- Informes periódicos de pólizas de seguros y su estatus actual
- Gestión de firma de documentos.
Requisitos:
- Poseer título de Secretariado y/o Asistente ejecutivo
- Entre dos y cuatro años de experiencia en cargos similares, realizando labores administrativas o como técnico jurídico.
- Manejo de sistemas de compras
- Manejo de sistemas de rendiciones
- Dominio de Microsoft Office (excel)
- Manejo de correspondencia y de agenda
- Disponibilidad para trabajar de lunes a viernes entre 08.30 y 18.00 hrs en la comuna de renca
Jornada laboral de lunes a viernes entre 08.30 y 18.00 hrs en casa matriz ubicada en Renca.
Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
Años de experiencia: 2
Edad: A partir de 30 años
Disponibilidad de viajar: No
Disponibilidad de cambio de residencia: No